留守番電話内容をテキスト化して送る

お客様からご依頼を受けた、ホームページ制作のプロジェクトを進めるにあたり、そのお客様とのやりとりを「ChatWork」で行うことが増えてきました。

これまではメールか電話でしたが、メールですと迷惑メールに入ってしまったり、見落としがあったり、そして文章も長くなりがちでお互いに生産性が悪いからです。
これも1つのDX（デジタルトランスフォーメーション）化です。

さらにDXを進めるにあたり、事務所にかかってくる電話への応対に関しては、時間を短縮することを検討しています。
現在は、朝の9：00〜スタッフが会社にいる時間までは電話をとっておりますが、電話をとって担当者に取り次ぐ、という「一行程」がホームページ制作がメインのスタッフにとっては、集中力を欠いたり、生産性を落としていたりするものです。

そこで現在検討しているのは、電話受付時間を「朝の9：00〜17：00」までと短縮させていただき、それ以降は留守番電話に残してもらったメッセージを自動でテキスト化して、メールで届くシステムを構想しています。

前は、電話を代わりにとってくれる会社にアウトソーシングして、その内容をChatWorkなどで送ってもらうことも考えていましたが、1件あたり100〜200円くらいかかってしまいます。
アウトソーシング先の「人」が対応するわけですので、人件費を考えるとそうなるのは理解できます。

今検討しているのは、留守番電話にはメッセージを残してもらうのですが、それを自動でテキスト化してメールでもらう仕組みです。

「スマート留守電」というアプリがある

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これをどうやって行うのか。
そして、なるべく維持費用をかけずに行うには、どうしたらいいのか？

いろいろ調べてみたら、スマホにアプリを入れるタイプで、留守番電話にはメッセージを残してもらったものを、自動でテキスト化してメールで送られてくるアプリがありました。
「スマート留守電」というものです。
Android版：319円/月（税込）
iOS版：360円/月（税込）

ただ、会社の電話は固定電話なので、同じようなことを固定電話でクラウド使ってできないものか？と調べてみたのですが、なかなかしっくりとするものは見当たらず。
かつ、上記の「スマート留守電」のメーカーにも問い合わせてみましたが、スマホアプリだけの機能なのだそうです。

このクラウドの時代で、コロナ禍のためにテレワークも増えてきた状況において、クラウドで同じような機能があればいいと思うのですが、ないんですよね・・。

仕方がないので「スマート留守電」のアプリを使って、行うことで考えています。

どうやってそれを構築するのか？

大枠はこうです。

　

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もう一つ面倒なことがありました

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毎日17：00になったら「ボイスワープ」を手動で設定するのも面倒です。
スタッフに聞いてみましたが「忘れると思います」「設定するのがストレスです」という意見でした。

何かいい方法はないものか？？
Googleさんに聞いてみよう。

「自動　ボイスワープ設定」で検索してみるとヒットしました。
意外と探しているサービスはいろいろと出てきました。

その中でも格安だったのが「ひかり電話転送」。
初期費用は無料。月額400円（税別）。安い！！

なぜ安いのか？は、以下とのことです。

これなら、自動でスケジュールを組んでボイスワープ設定と解除が可能になります。

DX化に伴う経費

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現在コロナ禍ということもあり、いつ全員がテレワーク体制になるかも分からない状況です。
今回は17：00以降という考えですが、全員がテレワーク体制になった場合はフルタイムでも対応できます。

ここまで書きましたが、実はまだテストはしていません・・・。
会社のスマホ電話を格安スマホにするために、新規申し込みをしていますが、まだそのSIMが届いていないのです。

SIMが届いたらテストして、どうであったかをご報告させていただきます。

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