ChatGPTで社内の業務改善

ChatGPTで社内の業務改善に取り組んでいます。その中で、ホームページ制作会社として業務を効率化したいことをピックアップし、それをChatGPTを使って時短で行うことに取り組んでいます。

その取り組みの中で、意外とできそうでできなかったこと、または工夫次第で実現できることが分かってきましたので、紹介します。
（以下の内容は、期待する出力結果が得られるようにプロンプトを作成した事例です。提供されているGPTsを活用するパターンもあります。）

サイトを閲覧しデータを取得する

特定のサイトのURLをクロールして、そこのテキストをそのまま取得することは、著作権保護の関係もありChatGPTではできません。ただし、そのまま取得するのではなく、テキストを要約したり、逆にボリュームを膨らませることは可能です。

ただし、そのサイトをPDFで書き出し、それをChatGPTにアップロードすれば、そのままテキストを抽出することは可能です。

アクセスレポート分析

ホームページのSEO対策として、Googleのアクセス解析を基にレポートを作成するツールや、サイトのスピードを調査してレポートを作成するツールなどがあります。

これらのレポートが掲載されているURLを直接解析し、そのレポートから改善点をまとめるものを作りたかったのですが、ChatGPTは直接レポートを読み取ることができません。場合によっては読み取ることもありますが、一貫性に欠けます。

このような場合、レポートをPDFとして保存し、それをChatGPTに読み込ませると、記載された数値を抽出し、要点をまとめて分析してくれます。

特におすすめなのは、2か月分のレポートを読み込ませることです。これにより、数値の変化を比較し、より的確な改善提案を得ることができます。

frogデータを元にディレクトリ構成を作成

ホームページをリニューアルする際に、現在のサイト構成を調査しないと見積もりを出せないことがあります。
また、大量のページがある場合、人が手作業で調査すると膨大な時間がかかります。

当社では、サイトをクロールする専用ツール「frog」を使って調査することがありますが、そのレポートの表を元にディレクトリ構成をまとめる作業も、時間がかかる作業のひとつです。

そこで、frogデータをChatGPTに読み込ませ、それを元にディレクトリ構成と各ディレクトリに含まれるページ数を表示させるプロンプトを作成しました。

このプロンプト作成は簡単ではありませんでしたが、最終的に何千ページにも及ぶサイトの調査・構成作成に1日かかっていた作業が、わずか30分程度で完了するようになりました。

これにより、ホームページ制作の見積もり作成も迅速に行えるようになり、大変助かっています。

サーバーのアクセスログを調査し、不審なアクセスを特定

ホームページを管理していると、プログラムの脆弱性を突かれて、大量のスパムメールが送信されてしまうことがあります。

このような事態が発生した場合、原因を特定するためにサーバーのアクセスログを調べる必要があります。従来はログのテキストファイルを開き、問題が発生した時間帯から怪しいアクセスを手作業で調査していました。

しかし、このログをChatGPTに読み込ませるだけで、不審なアクセスをいくつか特定してくれます。

これは非常に迅速で便利です！

このようなトラブルは頻繁に発生するわけではありませんが、原因追及は早ければ早いほど良いため、大変助かっています。

まとめ

ChatGPTを業務改善に活用することで、いくつかの特性が見えてきました。

多くの指示を出すと手を抜く

1つのプロンプトであまりにも多くのステップを含む指示を出すと、ChatGPTは意外と手を抜くことがあります。

重要な指示は 強調（文字） したり、「この指示をしないと先に進めません」と明示しないと、省略される場合があります。

ChatGPTはスピードと正確性を天秤にかけているため、その性質を理解すれば納得できますが、最初の頃は「なぜさっきは上手くいったのに、今回はダメなのか？」と何度もプロンプトを調整する必要がありました。

サイトのURLを直接見に行かせるより、PDFにして読み込ませた方が良い場合がある

サイトのURLを直接読み取らせても、意図したような調査や分析ができないことがあります。

そのような場合、ページをPDFとして保存し、それをChatGPTに読み込ませる方が、適切な分析ができるケースが多いです。

今後の展開

今後もChatGPTなどの生成AIを活用し、業務改善の取り組みを続けていきます。新たに気づいたことや発見したことを随時共有していきます。

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