当社で使っているDXツール紹介
当社で使用しているDXツールをいくつか紹介します。
ホームページ制作を行うにあたり、いろいろな情報管理や修正指示、または見積書・請求書発行まで、これまでは紙で管理することもあったのですが、ここ3年くらいで紙で管理することは、ほぼなくなりました。
紙で管理しなくなって、その良さを実感できるのは、機密情報を破棄する時間（シュレッダーにかける時間）が、ほぼ無くなりました。それは意外と良かったです。
あとは、簡単に情報を検索できるということも、大きな利点です。
昔は、何かを探すのに紙の書類を引っ掻き回して探していた時代もありましたが、それも無くなりました。
ホームページ制作の各プロジェクトのタスク管理、あとは社内の情報整理としてこのクラウドを使用しています。
いくつかクラウドを利用していますが、このbacklogは一番社内の生産性が高まり、気に入っているクラウドです。
まず、何が良いかと言いますと、プロジェクトをいくつも作成できるということです。（プレミアムプラン以上であれば）
なので、各案件ごとにプロジェクトを作成して、そこでワークフローのタスク管理（課題）が可能になります。
あとは「wiki」の機能がついていますので、プロジェクトの概要や、打ち合わせ議事録、各種必要な情報をここで一括して管理できます。
それと検索機能も充実していますので、課題やwikiにある情報をすぐに見つけることもできます。
backlogは、当社にとって無くてはならない存在になっています。
機能改善で期待したいことも、いくつかありますが、それらが改善されたら、なお良いですね。
freeeについては、以下の4つのツールを使っています。
freee 会計
freee の中でも一番最初に取り入れたのは「freee 会計」でした。
それまでは、スタンドアロン型の請求管理ソフトを使っていましたが、見積書を発行するのに複数人で作業することができなかったのが、切り替えの一番の理由です。
「freee 会計」にしてからは、見積もり、請求書発行だけでなく、銀行口座やクレジットカードともフィンテックでの連携ができるので、アウトソーシング先への支払いや、入金確認での消し込み作業など、本当に経理処理が簡単になって、こちらもやめられない存在です。
今では、担当の税理士さんからも「freee 会計」で月次決算をしてもらうことにしたので、税理士さんとのやりとりも、とても簡単になりました。
こちらも、当社にとっては無くてはならないクラウドです。
freee 人事労務
「freee 会計」に続いて導入したのが「freee 人事労務」です。
それまでは、お恥ずかしいことに、エクセルで給与明細を作成して、それを印刷してカットしスタッフに配っていました。
手当や残業代はもちろんですが、社会保険料なども手動で計算していたので、ミスが出てしまうこともあり、そこもストレスでした。
「freee 人事労務」を導入してからは、各種計算はfreee 人事労務側で行ってくれるので、そこが本当に助かっています。
あと、勤怠についても、スタッフ各自がスマホやPCから行い、給与明細も各自でログインしてチェックできます。
有給管理のところがちょっと弱いので、そこが改善できるといいのですが・・・。
「freee 勤怠管理」というものもあるようですが、テストで使ってみると、いまいち・・。インターフェイスがfreeeではない。使いづらい。
「freee 人事労務」の中で、有給管理はしっかりできるようにしてほしいですね。
freee 受発注
これまでは、アウトソーシング先の発注管理で、何をいくらで発注しているのか？
そこに発注書を送っているのか？請求書をもらっているのか？
など、あやふやになることがあり、そこも頭がいたいところでした。
でも、freeeさんの方で「freee 受発注」を無料で出してくれまして、それに切り替えたら上記に関する悩みが無くなりましたし、かつ「freee 会計」とも連携しているので、請求書の管理も簡単になりました。
何と言っても無料であるのがありがたいです。
freee サイン
最後に、ここ最近導入したのは「freee サイン」。
昔は、freeeの関連会社であったものの、ソフトの名前は「NINJAサイン」という名前でした。今は完全にfreeeブランドで展開していくということで、「freee サイン」になっています。
ホームページ制作を受注すると、必ず契約書を取り交わすことになりますが、その際にこれまでは紙で契約書を作成し、お互いが捺印するために、相手先に郵送し、かつ印紙も貼る必要があります。
だと、なかなか手間のかかる作業になっていました。
当社では、毎週金曜日はテレワークなので、この紙での契約書やりとりでは、もちろんテレワーク中にはできません。
ちょっと、コスト的な費用対効果で、どうかな？？という、毎月の「契約書」の発行数ではありましたが、契約書を紙で用意するという煩わしさをやめたかったので、導入してみました。
一度設定さえしてしまえば、契約書の取り交わしは非常に簡単ですし、相手先にとっても印紙を貼る必要もないので、メリットが大きいと思います。
これまではお客様との連絡はメールが主流でしたが、案件が増えてくると、メールの見落としも増えてきて困っていました。
かつ、昨今は迷惑メールも増えていますので、その対策を施すと、今度は大事なお客様のメールが迷惑メールに入ってしまうこともあり、それも困っていました。
その辺を解消するために「Chatwork」というチャットツールを使って、ほとんどのお客様とのやりとりに使っています。そして社内の連絡網もこれを使っています。これを使うようになってからは、見落としはなくなりますし、かつ関係者がそのグループチャットに入ることができるので、共同作業が楽になっています。
最初はLINEの活用も考えましたが、LINEはプライベートで使うことも多いため、ビジネス用のチャットはそれとは切り分ける意味でも「Chatwork」を使っています。
ただ、IT会社では「Slack」を使っている会社も多いため、当社では「Chatwork」を主流にしつつ「Slack」も並行して使っています。
そうなると、また見落としも増えてしまうので、最近はSlackのチャンネルとChatworkのルームを連携する「Chatnect」という以下のクラウドを入れて、ChatworkのルームでSlackの内容を見れるようにしています。
「Chatnect」
https://saastainer.com/apps/chatnect
「MONJI β」は、ホームページや画像などの修正依頼がブラウザ上で完結するクラウドです。
当社は、ホームページ制作をやっている会社なので、それそれの進行において修正指示を社内で出したり、あるいはお客様から修正指示をもらうことも多々あります。
これを導入するまでは、制作しているホームページを印刷して、そこに修正指示をペンで書き込んで、それを担当者にまわしていましたが、「MONJI β」を導入するにあたり、それを廃止しました。
これによって、修正漏れも少なくなりましたし、テレワークでも修正指示のやりとりができるようになりました。
新規のホームページ制作はAdobeの「XD」を使っているため、それに関しては「XD」のコメント機能で行えますが、既存のホームページの修正に関しては「MONJI β」だと、スクリーンショットも撮ってくれるので簡単です。
最近では、お客様にも「MONJI β」を活用することをおすすめしており、実際に使ってくれているお客様からは、やりとりがスムーズになったと喜んでもらっています。
