電子契約サービス「freeeサイン」導入
DX化を更に加速するために、電子契約サービス「freeeサイン」を導入することにしました。
前から電子契約サービスは気になっていましたがfreeeサインの前身である「Ninja Sign」から「freeeサイン」に社名変更したということで、試しに使ってみて、そしてデモを見せてもらい、見てみたらとっても使いやすそうでしたので導入に踏み切りました。
これまではホームページ制作を受託すると「業務委託契約書」や「秘密保持契約書」などを紙で取り交わしていました。
内容は、毎回ほぼ同じではあるのですが、データを作成して印刷して、製本して捺印し、先方様に送るために返信用封筒を入れて送って、そして印紙を貼って保管する流れは結構手間がかかります。
その時間もかかるし、郵送代や印紙代もかかります。
しかし、電子契約サービスにすると、その手間も劇的に少なくなりますし、一番の利点は「印紙」がいらない。あと「捺印」もいらない。
紙がないので、テレワーク中でも対応できます。
便利です。
「freeeサイン」運用のコストはもちろんかかりますが、これまでの印紙や切手や労力のコストを考えると、とんとんかお得かもしれません。
利用するにあたって分かったこと
freeeさんから、デモを見せてもらうまでは以下の2点が懸念事項でした。
1つ目は、相手側の方がITリテラシーないと嫌がられるのではないか？
2つ目は、大事な契約を「freeeサイン」で管理することになるので、もし「freeeサイン」をやめようと思って契約書のデータもなくなるとなると、辞めるにやめられないだろう。というのが心配でした。
1つ目の懸念については、2年くらい前に何かの契約で相手先から電子契約での取り交わしを行なった際に、まず「電子印鑑」を先に作成する必要があり、それがとても面倒に感じました。
そんな流れだと、ITリテラシーのないお客様の場合は、電子契約は「無理」と言われると思っていましたので、二の足を踏んでいました。
しかし、freeeさんにデモの際に聞いてみると、「電子印鑑」は法律的にはいらない。という回答。
あってもいいが、無くてもいい。
契約書に住所や名前を入力した、そのタイムスタンプが電子契約に必要なのであって、電子印鑑は「飾り」みたいなもんだそうです。
確かに、印鑑は日本以外はほぼ使っていないわけですからね。
なので、1つ目の懸念はクリアしました。
2つ目については、そもそもタイムスタンプはPDFにつくので、作成した電子契約書のPDFデータを手元にダウンロードして保管しておけば、いつ「freeeサイン」を解約しても大丈夫とのこと。
なんだ。
かつ「freeeサイン」は無料版があるので、有料版を解約しても無料版に切り替わり、そこにはこれまでのデータは保管されつづけるそうです。
よって、2つ目の懸念事項もクリアになりました。
やっぱり、聞いてみないと分かららないものですね。
そんなことで、今回導入に踏み切りました。
これでホームページ制作の受注が増えても、契約に関わる段取りは面倒ではなくなります。
皆さんの中で「freeeサイン」のデモを見たい、説明を聞きたいという方がおられましたらご連絡ください。
「freeeサイン」の方にお繋ぎいたします。
